Tools erleichtern das Projektmanagement
Die Nutzung von Social Media verändert auch die Kommunikationskultur in Unternehmen. Die privaten Erfahrungen der Nutzer mit Netzwerken wie Facebook, Twitter, Instagram und Messaging Diensten wie Whatsapp etc. prägen immer mehr auch die Erwartungen an die professionelle Kommunikation. Einfaches Veröffentlichen, effizientes Vernetzen, kurze Kommunikationswege, nutzerfreundliches Design – all dies machen uns die populären Social Media Kanäle vor. Warum also sollten dieselben Nutzer dann in Ihrem Unternehmen umständlich mit E-Mail kommunizieren, in Intranet-Datenfriedhöfen nach Informationen suchen, Termine in Outlook koordinieren, Projektpläne auf gemeinsamen Laufwerken in Excel verwalten usw. Gerade wenn es um Zusammenarbeit und Vernetzung geht, zeigen die Social Media Tools, wie es auch einfach gehen kann.
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Im Business Bereich gibt es schon zahlreiche Anbieter, die Intranet und interne Organisation in Unternehmen in hilfreiche Tools und Apps umgewandelt haben. Wir haben uns im Bereich der kollaborativen Tools umgesehen. Slack oder asana sind beispielsweise Soziale Netzwerke, die sich im Businessbereich im Teamwork bewährt haben. Für Unternehmen stellt sich die Frage, ob diese kostenpflichtige digitale Form von Kommunikation es wert ist, eingeführt zu werden. Wer den anfänglichen Mehraufwand durch zusätzliche Kommunikationskanäle betrachtet, sollte in Rechnung stellen, dass in der Regel eine Konsolidierung stattfindet. Arbeitsprozesse und Teamarbeit werden vereinfacht durch die Einführung eines Tools, welches Intranet, Wiki, Dateiablage und Teile der E-Mail Kommunikation vereint. Testversionen und im Umfang reduzierte Versionen, die gratis erhältlich sind, erleichtern den Unternehmen den Einstieg. In diesem Zusammenhang haben wir das Organisations-und Planungstool Trello getestet, welches sich im Teamwork eignet, um Aufgaben und ToDo Listen zu erstellen, zu managen, zu kommentieren, um letztlich im gesamten Team den Überblick zu behalten.
Wie Trello funktioniert
Trello ist ein Organisationstool, das sich sehr gut für die thematische Sortierung von Projekten und deren Bearbeitung eignet sowohl im Desktopmodus als auch in der mobilen Version bzw. als App für Android und Apple-Geräte.
Boards
Gearbeitet wir mit verschiedenen Boards, die dem entsprechenden Thema zugeordnet werden – man kann diese privat nutzen oder innerhalb einer Gruppe Boards erstellen, die dann alle einsehen können bzw. ganz öffentlich machen, so dass jeder mit dem Link das Board einsehen kann. Mit Hilfe von Administratorenrechten, denen man den Mitgliedern der Gruppe zuweist, kann man diese Boards verschieden bearbeiten.
Listen
Auf diesem Board – welches dann zum Beispiel ein Projekt sein kann, kann man verschiedene Listen zufügen. Bewährt haben sich dreiteilige Listen mit beispielsweise „todo“, „pending“ und „done“.
Karten
Jede Aufgabe innerhalb eines Projektes sollte mit einer Karte versehen werden. Für die Organisation der Arbeitsaufträge hat man die Möglichkeit
- Mitglieder in die Karte zu ziehen, um den Verantwortlichen zu zeigen
- Labels zu vergeben
- Checklisten zu erstellen
- Fristen zu setzen – Koordination mit Outlookterminen ist möglich
- Dokumente anzuhängen,
- Kommentare zu setzen, etc.
Diese Karten können beliebig in den Boards verschoben, kopiert und für andere Mitglieder oder externe via Link freigegeben werden. So lässt sich beispielweise die Karte problemlos von der Todo Liste, in den Pendingbereich und nach erfolgreicher Erledigung in die Done-Liste verschieben. Oder in ein ganz anderes Themengebiet also ein anderes Board verschieben oder kopieren.
Archiv
Man kann abgearbeitete Aufträge archivieren und so das Board übersichtlich lassen, aber für spätere Zusammenstellungen der gesamten Projektleistungen alle Karten wieder ersichtlich machen.
Résumé:
Vorteil:
Wer statt der chronologischen Kalenderübersicht gerne thematisch arbeitet, der hat mit Trello ein gutes Tool, das dieses mit einer direkten Kommentarfunktion ermöglicht. Gerade die mobile Version lässt ein Wechseln zwischen verschiedenen Listen auf übersichtliche Weise zu – und ermöglicht von überall den Zugriff auf die zu bearbeitenden Projekte und deren Mitglieder.
Nachteil:
Bei Themen, die kaum Bilder, Produkte, Graphiken beinhalten, kann die visuelle Aufmachung des Tools langweilig wirken. Möglicherweise führt dann der fehlende visuelle Reiz nicht zur Motivation einer Umstellung auf ein solches Social Media Portal. Um dem entgegenzuwirken kann mit grafisch ansprechenden Hintergrundbildern, dem Einführen von Mitarbeiterbildern statt der Namenskürzel, etc. ein optischer Anreiz geschaffen werden.
Daher ist vor jeder Neuimplementierung eines jeden Tools, welches die gesamten Mitarbeiter nutzen sollen, eine Auseinandersetzung mit den Oberflächen und Arbeitsweisen unumgänglich, um den erfolgreichen Launch des neuen Kommunikations- und Projektmanagementtools in der Unternehmenskommunikation zu garantieren.
Welche Erfahrungen haben Sie mit Apps und Sozialen Netzwerken in der Unternehmenskommunikation gemacht? Welche Tools können Sie empfehlen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Tipps, wie Sie dem digitalen Wandel in der Unternehmenskommunikation Rechnung tragen.